Visita di verifica

L’Organismo tecnicamente accreditante (OTA), a seguito del mandato della Direzione Cura della persona, salute e welfare, costituisce il team di verifica e procede nella visita di verifica.

Come è composto il team di verifica 

• Il numero dei componenti del team e le loro competenze specifiche sono in relazione alla complessità e alla tipologia della organizzazione.
• Il team può essere integrato da valutatori in formazione od osservatori, accettati dalla organizzazione.
• È nominato un team leader, responsabile per tutte le fasi della verifica nei confronti dell'organizzazione.
• Il team è assistito nelle fasi della verifica dall’OTA.

La visita di verifica

• Il team di verifica, in un incontro effettuato presso l’OTA circa 20 giorni prima della data della visita alla struttura, esamina la documentazione inviata, valuta la necessità di un pre-audit (incontro ristretto tra parte del team e alcuni rappresentanti della struttura) definisce il programma della visita e richiede l’invio di eventuale documentazione integrativa.
• Una parte della documentazione, come indicato nel modello di domanda di accreditamento, può essere organizzata in un "Manuale per l'accreditamento della struttura".
• Durante l’eventuale pre-audit, concordato preventivamente con la organizzazione che chiede di essere accreditata, vengono raccolte informazioni, richiesti chiarimenti e, se necessario, concordato l’invio di eventuale ulteriore documentazione.
• L’OTA comunica formalmente alla struttura la data della visita di verifica, il programma della/e giornate di visita, i nominativi dei componenti del team e gli interlocutori della struttura di cui si richiede la presenza durante la visita.
• Per la visita di accreditamento il team utilizza una check list, che contiene i requisiti generali e specifici vigenti, selezionati in base alle caratteristiche (branche disciplinari e tipologie delle attività svolte) dell’organizzazione. Qualora non siano stati definiti dalla Regione i requisiti della disciplina specifica, i requisiti sono applicati per analogia (es. i requisiti della medicina interna sono applicati a tutte le specialità mediche che non hanno requisiti specifici).
• Il DLgs 229/1999 prevede inoltre che sia acquisita una valutazione della qualità prodotta da parte delle strutture: si tratta della “valutazione ex post” che documenta dati di esito, volumi prodotti e risultati conseguiti.
• L’OTA invia preventivamente le check list selezionate e le indicazioni per la stesura della relazione per la valutazione dell’attività svolta alla struttura perché si auto-valuti. Durante la visita, il team cerca le evidenze del possesso dei requisiti oltre che negli incontri con gli operatori, anche attraverso l’osservazione diretta ed eventuali colloqui con pazienti e loro familiari (previo loro consenso).
• Ulteriori check list specifiche possono essere utilizzate in riferimento a temi di particolare attenzione, a seguito di indicazioni di livello nazionale o regionale (“Valutazione del rischio di morte materna”, “Ricerca di buone pratiche nei percorsi di inserimento in strutture private accreditate per il trattamento delle dipendenze – Progetto Rex”, “Sicurezza in sala operatoria” ecc) o per approcci sperimentali (“Valutazione dell’equità e del rispetto delle differenze”) e chiavi di lettura innovative (verifica attraverso i Percorsi diagnostico terapeutico assistenziali - PDTA).
• Al termine della visita il team fornisce una prima esposizione sintetica dell’andamento della verifica; successivamente l’OTA trasmette alla struttura il verbale con i risultati della verifica. Il verbale riporta la valutazione complessiva sulla struttura visitata e le modifiche apportate dal team alle valutazioni dei requisiti rispetto all’autovalutazione della struttura.
• La struttura può replicare, entro i 10 giorni successivi, con osservazioni (usualmente dette “contro-deduzioni”, anche associate alla relativa documentazione a supporto).
•  Il team esamina tali osservazioni/controdeduzioni e può accettarle o respingerle motivando la propria decisione.